Menulis Apa yang Dikerjakan

Sikuls PPEPP dalam sistem penjaminan mutu di UIN Sunan Kalijaga diawali dengan tahap pertama penetapan, tahap kedua pelaksanaan, tahap ketiga evaluasi, tahap keempat pengendalian, dan tahap kelima peningkatan. Tahapan pertama dimulai sejak dilantiknya Tim LPM dan PSM serta ditetapkannya dokumen SPMI, sedangkan tahapan kedua sampai kelima dilaksanakan sebagai siklus tiap semester di UIN Sunan Kalijaga.

Para PSM di masa jabatan 2024-2028 ini akan mengembangkan best practice implementasi siklus PPEPP ini dalam blog suka masing-masing. Diharapkan dengan cara menulis apa yang dikerjakan selama implementasi SPMI di prodi masing-masing akan dapat menginspirasi PSM di prodi dan fakultas yang lain. Sehingga ke depan harapannya semua prodi / fakultas akan maju bersama sukses bersama.

Berikut ini penjelasan dari setiap tahapan sistem penjaminan mutu yang dikenal sebagai siklus PPEPP.

Tahap penetapan (P) merupakan tahap untuk menetapkan tim penjaminan mutu meliputi Tim LPM, PSMP, PSMF, dan PSMU. Pada tahap ini juga dilakukan penetapan dokumen SPMI UIN Sunan Kalijaga yang meliputi Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Manual SPMI dan Formulir SPMI. Penetapan dokumen SPMI dimulai dengan   dengan menyiapkan dan mempelajari berbagai bahan/materi, peraturan dan perundangan yang berlaku. Visi, Misi, Nilai – Nilai Integrasi-Interkoneksi, Statuta, SN Dikti, Standar BAN & LAM, Peraturan Pemerintah yang terkait lainnya, dan Akreditasi Internasional yang merupakan bahan yang digunakan sebagai dasar dalam menyusun dokumen SPMI UIN Sunan Kalijaga.  Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dengan tim adhoc nya menyelenggarakan pertemuan dan workshop dengan melibatkan para pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk mendapatkan saran, bahan pemikiran, ide dan informasi yang digunakan dalam menyusun dokumen SPMI. Dokumen Kebijakan SPMI UIN Sunan Kalijaga ditetapkan/disyahkan oleh senat universitas. Penetapan dokumen standar SPMI UIN Sunan Kalijaga didahului dengan perumusan isi standar (pernyataan standar). Dokumen manual SPMI yang merupakan dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur PPEPP Standar SPMI UIN Sunan Kalijaga secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggungjawab dalam implementasi SPMI di UIN Sunan Kalijaga. Sedangkan formulir SPMI yang merupakan naskah tertulis yang berisi kumpulan formulir yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar dalam SPMI UIN Sunan Kalijaga, dan berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika Standar dalam SPMI diimplementasikan. Dokumen Manual SPMI dan Formulir SPMI dijadikan dalam satu dokumen standar SPMI dengan tujuan untuk menyederhanakan dalam dokumentasi. UIN Sunan Kalijaga telah menetapkan 29 Standar SPMI dengan Surat Keputusan Rektor.

Tahap pelaksanaan (P) merupakan tahapan dalam melaksanakan setiap pernyataan isi standar SPMI yang tertulis di dalam Standar SPMI. Pihak yang melaksanakan Standar SPMI  adalah Rektor, Wakil Rektor, Dekan/Direktur, Ketua Program Studi, Kepala Lembaga, Kepala Biro, Dosen, Tenaga Kependidikan dan Mahasiswa. Pelaksanaan Standar SPMI diwujudkan dalam bentuk aktivitas/kegiatan program kerja yang telah direncanakan. Renstra, Renop, dan Laporan Kinerja Tahunan di setiap unit kerja merupakan bentuk dari pelaksanaan setiap stamdar SPMI. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) bertindak sebagai koordinator dan supervisor terhadap pelaksanaan semua Dokumen SPMI UIN Sunan Kalijaga di setiap unit kerja.

Tahap Evaluasi (E) merupakan tahapan untuk mengevaluasi proses, luaran dan hasil dari pelaksanaan standar SPMI. Evaluasi dilaksanakan bentuk monitoring dan survei, pengukuran dan evaluasi, serta Audit Mutu Internal (AMI). Survei yang dilakukan ada 2 macam yaitu survei kepuasan untuk mahasiswa, dosen, dan tendik, serta survei student workloud. Pihak yang melaksanakan evaluasi di tingkat program studi yaitu PSMP (Pengendali Sistem Mutu Program Studi), di tingkat fakultas adalah PSMF (Pengendali Sistem Mutu Fakultas), sedangkan di tingkat universitas dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Pelaksanaan evaluasi juga melibatkan auditor internal UIN Sunan Kalijaga. Evaluasi pelaksanaan Standar SPMI dilakukan dengan memanfaatkan sistem informasi dashboard mutu UIN Suka. Evaluasi dilaksanakan secara berkala setiap semester sekali dan terjadwal. Laporan hasil evaluasi diteruskan dan didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait.

Tahap Pengendalian (P) merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi yang diwujudkan dalam kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan Audit Tindak Lanjut (ATL). RTM dilaksanakan secara bertingkat dan disesuaikan dengan arah kegiatan evaluasinya. RTM dapat diselenggarakan di  program studi,  fakultas, dan dievaluasi secara menyeluruh di tingkat universitas oleh LPM UIN Sunan Kalijaga.  Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar SPMI telah sesuai dengan apa yang direncanakan sehingga dipastikan isi standar SPMI akan terpenuhi, langkah pengendalian berupa mempertahankan agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya. Apabila ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan, kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian isi standar SPMI, maka perlu dilakukan pengendalian. Langkah pengendalian berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan kriteria di dalam standar SPMI.

Tahap Peningkatan (P) merupakan kegiatan meningkatkan isi atau luas lingkup Standar SPMI dan dokumen SPMI yang lainnya. Kegiatan peningkatan Dokumen SPMI menggunakan konsep continuous improvement improvement dan akan dapat dilakukan apabila masing-masing standar telah melalui keempat tahap dalam siklus SPMI. Peningkatan ini berupa Perbaikan dari hasil RTM dan ATL. Tahapan peningkatan dapat berupa perbaikan dan/atau peningkatan visi, misi, kebijakan SPMI, Manual SPMI, Formulir SPMI dan pelaksanaan SPMI. Beberapa Standar SPMI UIN Sunan Kalijaga telah dikembangkan dan ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku.

Terima kasih semoga ini menjadi bagian dari amal kebaikan Bapak Ibu Dosen yang mendapat tugas sebagai PSM di UIN Sunan Kalijaga.

Dr. Kulsum Nur Hayati, M.Pd., M.Si. / Koordinator Pengembangan Standar Mutu Akademik UIN Sunan Kalijaga

---