Setelah memahami prinsip pengisian BKD dan karakteristik masing-masing unsur tridarma, tantangan berikutnya adalah menghadapi berbagai persoalan teknis selama proses pelaporan di SISTER. Pada implementasi perdana BKD SISTER di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, sebagian besar pertanyaan yang muncul di kalangan dosen dan asesor justru berkaitan dengan penggunaan sistem, bukan lagi mengenai substansi kegiatan tridarma.

Mulai dari status Simpan Permanen, mekanisme revisi, unggah dokumen pendukung, sinkronisasi data dari SIA, hingga berbagai kondisi ketika sistem menampilkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan, semuanya menjadi bahan diskusi yang cukup intensif. Sebagian persoalan ternyata dapat diselesaikan dengan mudah apabila memahami alur kerja SISTER, sedangkan sebagian lainnya memerlukan koordinasi dengan operator atau menunggu penyempurnaan sistem.

Tulisan ini merangkum berbagai pertanyaan yang paling sering muncul selama proses pengisian dan penilaian BKD. Seluruh pembahasan disusun berdasarkan pengalaman implementasi dan penyamaan persepsi asesor sehingga diharapkan dapat menjadi panduan praktis bagi dosen, asesor, maupun operator BKD pada periode pelaporan berikutnya.

Memahami Alur Pengisian BKD di SISTER

Sebelum membahas berbagai kendala, penting untuk memahami alur kerja BKD di SISTER. Secara umum prosesnya terdiri atas beberapa tahapan berikut.

1. Dosen melengkapi data aktivitas tridarma dan bukti pendukung.
2. Dosen melakukan Simpan Permanen setelah yakin seluruh data telah benar.
3. Asesor melakukan pemeriksaan dan penilaian.
4. Apabila ditemukan kekurangan, operator membuka kembali laporan agar dosen dapat melakukan revisi.
5. Setelah seluruh data memenuhi ketentuan, asesor memberikan pengesahan.
6. BKD dinyatakan selesai dan dapat digunakan sebagai dasar pelaporan institusi.

Memahami alur ini akan membantu dosen mengetahui posisi laporannya dan kepada siapa harus berkoordinasi ketika muncul kendala.

Revisi BKD Setelah Simpan Permanen

Inilah pertanyaan yang paling sering muncul selama implementasi pertama.

"Apakah dosen masih dapat memperbaiki BKD setelah menekan tombol Simpan Permanen?"

Jawabannya adalah ya, tetapi tidak dapat dilakukan secara mandiri.

Setelah status berubah menjadi Simpan Permanen, dosen tidak lagi memiliki hak untuk mengubah isi laporan. Apabila masih ditemukan kekeliruan, dosen perlu menghubungi operator BKD di tingkat fakultas atau unit kerja agar status laporan dibuka kembali sesuai mekanisme yang berlaku.

Dalam proses ini, asesor tidak memiliki kewenangan untuk membuka laporan. Peran asesor adalah melakukan penilaian terhadap isi BKD, sedangkan perubahan status laporan menjadi tanggung jawab operator.

Pelajaran yang dapat diambil adalah melakukan pemeriksaan menyeluruh sebelum memilih Simpan Permanen sehingga kebutuhan revisi dapat diminimalkan.

Peran Dosen, Operator, dan Asesor

Salah satu penyebab kebingungan adalah belum dipahaminya pembagian kewenangan dalam BKD SISTER. Secara sederhana, perannya dapat dijelaskan sebagai berikut.

Dosen

• Mengisi BKD.
• Mengunggah bukti.
• Melakukan Simpan Permanen.

Operator

• Membantu permasalahan administrasi sistem.
• Membuka kembali laporan apabila diperlukan revisi.
• Mengelola proses administrasi BKD.

Asesor

• Memeriksa kesesuaian kegiatan dengan regulasi.
• Memberikan penilaian.

• Menyetujui atau meminta perbaikan melalui mekanisme yang tersedia.

Dengan memahami pembagian tugas tersebut, dosen dapat langsung menghubungi pihak yang tepat ketika menghadapi kendala.

Mengunggah Bukti Pendukung

Pertanyaan lain yang sering muncul adalah mengenai bentuk dokumen yang harus diunggah. Beberapa dosen mengira seluruh dokumen harus diberi tanda tangan pejabat, dicap basah, atau digabung menjadi satu berkas besar. Padahal, hasil penyamaan persepsi menunjukkan bahwa yang terpenting adalah relevansi bukti, bukan bentuk administrasinya.

Dokumen yang berasal dari sistem resmi institusi pada prinsipnya telah memiliki kekuatan sebagai bukti administratif. Oleh karena itu, dosen cukup memastikan bahwa dokumen tersebut jelas, mudah dibaca, dan benar-benar mendukung aktivitas yang dilaporkan.

Sinkronisasi Data

SISTER memperoleh sebagian data dari sistem lain, misalnya Sistem Informasi Akademik (SIA). Karena menggunakan mekanisme sinkronisasi, terdapat kemungkinan bahwa data belum langsung muncul atau belum diperbarui ketika dosen mulai mengisi BKD.

Apabila menemukan kondisi seperti ini, langkah pertama adalah memastikan bahwa data memang telah tersedia pada sistem sumber. Setelah itu, lakukan koordinasi dengan operator apabila sinkronisasi belum berlangsung sebagaimana mestinya.

Tidak semua data yang belum muncul berarti terjadi kesalahan pada BKD.

Kondisi yang Sering Disalahartikan sebagai Bug

Selama implementasi pertama, terdapat beberapa kondisi yang sering dianggap sebagai kesalahan sistem, padahal penyebabnya berbeda. Misalnya:

• status kewajiban khusus masih "Belum";
• jurnal internasional belum terbaca;
• bobot SKS belum sesuai;

• aktivitas remunerasi belum muncul.

Dalam banyak kasus, penyebabnya adalah metadata yang belum lengkap, proses sinkronisasi yang belum selesai, atau status penilaian yang masih berjalan. Karena itu, jangan terburu-buru menyimpulkan bahwa sistem mengalami kesalahan sebelum memastikan seluruh data telah lengkap.

FAQ BKD SISTER

Apakah laporan yang sudah Simpan Permanen masih dapat diperbaiki?

Ya, tetapi harus dibuka kembali oleh operator.

Apakah asesor dapat membuka laporan?

Tidak.

Apakah asesor dapat langsung mengesahkan BKD?

Ya, apabila seluruh bukti telah memenuhi ketentuan.

Apakah RPS wajib diunggah?

Tidak terdapat ketentuan yang mewajibkannya.

Apakah dokumen dari SIA harus dilegalisasi?

Pada implementasi pertama, tidak dipersyaratkan selama berasal dari sistem resmi institusi.

Apakah seluruh bukti harus dijadikan satu file?

Tidak. Yang penting mudah diperiksa.

Mengapa status kewajiban khusus masih "Belum"?

Status tersebut belum tentu berarti tidak memenuhi. Bisa jadi proses penilaian atau periode evaluasi belum selesai.

Mengapa jurnal saya belum terbaca sebagai jurnal bereputasi?

Periksa kembali metadata dan kelengkapan data publikasi pada SISTER.

Mengapa BKD Remunerasi belum menampilkan seluruh aktivitas?

Kemungkinan proses verifikasi atau sinkronisasi belum selesai.

Siapa yang harus dihubungi ketika menemukan kendala?

Sesuaikan dengan jenis masalahnya. Kendala substansi didiskusikan dengan asesor, sedangkan kendala administrasi sistem dikoordinasikan dengan operator BKD.

Penutup

Implementasi perdana BKD SISTER memberikan banyak pelajaran bahwa keberhasilan pelaporan tidak hanya ditentukan oleh kemampuan menggunakan aplikasi, tetapi juga oleh pemahaman terhadap alur kerja sistem, regulasi yang mendasarinya, dan koordinasi antarpihak yang terlibat.

Sebagian besar kendala yang muncul selama proses pengisian ternyata dapat diselesaikan melalui komunikasi yang baik antara dosen, operator, dan asesor. Oleh karena itu, dokumentasi pengalaman seperti ini diharapkan dapat menjadi referensi bersama sehingga proses pengisian BKD pada semester-semester berikutnya berlangsung lebih lancar, lebih efisien, dan menghasilkan penilaian yang lebih konsisten.

Perlu diingat bahwa SISTER akan terus berkembang seiring dengan penyempurnaan fitur dan kebijakan. Oleh karena itu, dosen tetap perlu mengikuti pembaruan regulasi, panduan resmi, serta informasi yang disampaikan oleh pengelola BKD di institusi masing-masing agar proses pelaporan selalu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

---