Semester Genap Tahun Akademik 2025/2026 menjadi tonggak penting dalam pelaksanaan Beban Kerja Dosen (BKD) di lingkungan Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN). Untuk pertama kalinya, dosen PTKIN, termasuk di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, melaksanakan pelaporan BKD melalui SISTER (Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi). Sebelumnya, pelaporan kinerja dosen dilakukan menggunakan sistem informasi internal yang dikembangkan oleh masing-masing perguruan tinggi.

Perubahan ini tentu membawa pengalaman baru bagi semua pihak. Dosen sebagai asesi perlu beradaptasi dengan alur pelaporan yang berbeda, asesor mempelajari mekanisme penilaian yang baru, sementara operator dan pengelola BKD berupaya memastikan proses berjalan lancar di tengah berbagai dinamika implementasi. Sebagai sebuah sistem yang baru diterapkan secara luas di PTKIN, wajar apabila masih dijumpai berbagai tantangan teknis maupun administratif.

Namun, justru pada masa transisi seperti inilah pengalaman para pengguna menjadi sangat berharga.

Pengalaman Semester Pertama Adalah Data yang Penting

Setiap kendala yang dialami, setiap kebingungan saat memilih kategori kegiatan, maupun setiap fitur yang dirasa memudahkan sebenarnya merupakan informasi yang sangat bernilai. Masukan tersebut dapat menjadi dasar untuk menyempurnakan kebijakan, meningkatkan layanan pendampingan, maupun mengembangkan fitur-fitur baru pada SISTER.

Sebaliknya, apabila pengalaman tersebut tidak pernah didokumentasikan, maka peluang untuk melakukan perbaikan akan ikut hilang. Padahal, tujuan utama implementasi SISTER adalah menghadirkan sistem pengelolaan data dosen yang lebih terintegrasi, lebih efisien, dan lebih akuntabel.

Beberapa Catatan Awal

Selama mendampingi proses pengisian BKD di Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga, terdapat beberapa hal yang menurut saya layak menjadi bahan evaluasi bersama.

Misalnya, pada menu Kewajiban Khusus, masih banyak dosen yang beranggapan bahwa seluruh luaran wajib dimasukkan ke dalam BKD. Padahal, bagi dosen dengan jabatan fungsional Asisten Ahli maupun Lektor, akan lebih tepat apabila memilih beberapa luaran terbaik yang paling relevan dengan bidang kepakaran. Pendekatan ini tidak hanya membuat laporan lebih fokus, tetapi juga memudahkan proses asesmen.

Selain itu, proses pembimbingan mahasiswa juga masih dapat dikembangkan lebih baik melalui sistem. Akan sangat membantu apabila PTIPD mengembangkan logbook pembimbingan akademik yang memungkinkan setiap proses bimbingan terdokumentasi secara bertahap. Demikian pula untuk pembimbingan skripsi, tesis, maupun disertasi. Dengan adanya logbook digital, riwayat pembimbingan akan terdokumentasi secara sistematis dan dapat dimanfaatkan sebagai bukti dukung BKD tanpa perlu menyusun dokumen secara manual.

Integrasi data antarsistem juga menjadi kebutuhan yang sering disampaikan. Berbagai data seperti penelitian, publikasi, pengabdian kepada masyarakat, HKI, maupun kegiatan akademik lainnya idealnya dapat saling terhubung sehingga dosen tidak perlu melakukan pengisian data yang sama secara berulang.

Tentu saja, contoh-contoh tersebut hanyalah sebagian kecil dari berbagai pengalaman yang mungkin juga dirasakan oleh dosen maupun asesor di lingkungan PTKIN.

Kami Membutuhkan Masukan Anda

Sebagai bagian dari Tim Pengelola BKD Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, saya ingin menghimpun berbagai pengalaman tersebut agar dapat menjadi bahan evaluasi bersama.

Masukan yang diberikan tidak hanya akan bermanfaat bagi pengelolaan BKD di tingkat fakultas, tetapi juga dapat menjadi bahan usulan kepada PTIPD UIN Sunan Kalijaga maupun pengembang SISTER untuk penyempurnaan sistem pada periode-periode berikutnya.

Karena itu, saya mengundang Bapak/Ibu dosen, baik sebagai asesi maupun asesor, untuk meluangkan waktu sekitar 3–5 menit mengisi formulir umpan balik yang telah disediakan.

Setiap pengalaman sangat berarti. Bukan hanya mengenai kendala yang dihadapi, tetapi juga praktik-praktik yang menurut Bapak/Ibu sudah berjalan dengan baik dan layak dipertahankan.

Tautan Formulir

Silakan mengisi formulir melalui tautan ini.

Formulir ini hanya meminta informasi dasar berupa Program Studi, status (asesi/asesor), dan jabatan fungsional. Selanjutnya, Bapak/Ibu dapat menyampaikan pengalaman, kendala, maupun usulan perbaikan secara singkat. Seluruh masukan akan kami rangkum dan petakan berdasarkan pihak yang berwenang menindaklanjutinya, baik di tingkat fakultas, universitas, maupun pengembang SISTER.

Penutup

Perubahan menuju sistem yang lebih terintegrasi tentu membutuhkan proses. Tidak ada implementasi yang langsung sempurna pada kesempatan pertama. Namun, setiap siklus pelaksanaan merupakan kesempatan untuk belajar dan memperbaiki.

Saya percaya bahwa kualitas SISTER pada masa mendatang tidak hanya ditentukan oleh teknologi yang dibangun, tetapi juga oleh partisipasi aktif para penggunanya. Setiap masukan yang disampaikan secara konstruktif, setiap saran yang lahir dari pengalaman nyata, dan setiap ide untuk menyederhanakan proses akan menjadi bagian penting dalam membangun ekosistem BKD yang semakin efektif, efisien, dan ramah bagi dosen.

Terima kasih atas kesediaan Bapak/Ibu untuk berbagi pengalaman dan menjadi bagian dari upaya perbaikan bersama.

---